In 5 stappen je boekhouding organiseren als zzp’er

Als je net begint met ondernemen, zit je vol vragen. Het ondernemerschap is spannend en brengt nieuwe situaties met zich mee. Hoe ga je daarmee om? In Behind the business ga ik in op die vragen en laat ik zien waar ik als freelancer mee worstel. Deze keer: hoe organiseer je je boekhouding als zzp’er?

Boekhouden, het minst favoriete woord van een ondernemers. Toch ontkom je er niet aan. Toen ik begon met freelancen, hield ik mijn boekhouding bij in Word. Ik maakte keurige tabelletjes, voerde alle cijfers handmatig in en stelde ook facturen op in het tekstverwerkingsprogramma. Al snel besloot ik dat het anders moest. Vanaf het moment dat je meer opdrachtgevers en daarmee administratie krijgt, is het niet meer houdbaar om je boekhouding op zo’n manier te organiseren. Maar hoe dan wel, zonder dat het te ingewikkeld wordt of je de hulp van een boekhouder nodig hebt?

  1. Gebruik Excel
    De eerste stap die je kunt zetten is om geen Word te gebruiken voor je boekhouding, maar Excel. Het is belangrijk om ervoor te zorgen dat je jouw cijfers snel en overzichtelijk bij de hand hebt, dus zorg ik ervoor dat ik naast een boekhoudprogramma ook een Excel-sheet bijwerk. Daarin staat een tabel met de facturen, betalingen en ontvangen BTW per kwartaal en een tabel met de jaarcijfers. Hierdoor kan ik razendsnel mijn omzetbelasting doen, want ik ken de cijfers en kan ze snel raadplegen.
  2. MoneyMonk
    Sinds dit jaar gebruik ik het boekhoudprogramma MoneyMonk, en dat had ik veel eerder moeten doen. In MoneyMonk kun je je uren per taak, per project en per opdrachtgever bijhouden, uren invoeren, automatisch facturen laten maken op basis van de ingevoerde uren, offertes maken, betalingen inzien en eventueel ritten registreren. Je kunt het zo ingewikkeld maken als je zelf wilt, maar het werkt snel, intuïtief en makkelijk. Wat ik heel handig vind, is dat je van alle gewerkte uren per opdrachtgever een urenspecificatie kunt laten maken. Overzichtelijk, en mijn opdrachtgevers zijn er blij mee.
  3. Verdiep je erin
    Zelfstandigenaftrek, de kleine ondernemersregeling, afschrijven.. Zodra je begint met belasting betalen en boekhouden, zijn er veel termen die je moet kennen. Mijn belangrijkste tip aan beginnende ondernemers is dan ook: verdiep je in de regels. Lees ze door, kijk op de website van de Belastingdienst en zorg ervoor dat je weet wat je moet betalen en waar je recht op hebt. Het kan je veel geld en gedoe schelen door je daar in het begin in te verdiepen.
  4. Zet het in je agenda
    Er is nooit een goed moment om je administratie bij te werken of de boekhouding te doen. Toch moet het gebeuren. Zet het daarom in je agenda, maak er bewust tijd voor vrij. En doe het op tijd, liefst niet op de laatste dag dat je de belasting kunt doen – als je dan tegen een probleem aanloopt, heb je stress en weinig tijd om het op te lossen. Overtuig jezelf ervan dat boekhouden belangrijk is voor iedere gezonde onderneming en maak er tijd voor.
  5. Boekhouder op speed dial
    Natuurlijk weet een boekhouder veel meer van alle regels en leuke regelingen waardoor je geld bespaart. Een boekhouder kan je precies vertellen wat je kunt aftrekken, welke cijfers je waarvoor nodig hebt en of je dat etentje nu wel of niet als zakelijk diner kunt inboeken. Kortom: een goede boekhouder is in veel gevallen toch onmisbaar. Als je zzp’er bent, zoals ik, of een kleine onderneming hebt, heb je wellicht geen vaste boekhouder. Maar zorg er wel voor dat je een boekhouder op speed dial hebt staan voor het geval je ergens niet uitkomt of je een vakkundige blik op je cijfers nodig hebt.

Ik realiseer me dat deze stappen vooral werken voor wie een kleine administratie heeft. Grote ondernemingen zullen hier ongetwijfeld anders mee omgaan, maar voor mij als freelancer werkt dit.

Hoe regel jij jouw boekhouding?

 

Rosalinde Markus (1994) is fanatiek blogger en copywriter. Ze studeerde Communicatie en richt zich op nieuwe media en online marketing. Als freelancer helpt ze ondernemers online effectiever te communiceren.